Il Business Process Management (o Management Business Process) è un sistema di gestione processi che utilizza diversi metodi per individuare, modellare, analizzare e migliorare le strategie e i processi aziendali di business, in linea con mission e vision dell’impresa.
Contrariamente alla semplice gestione dei compiti e dei progetti, il BPM osserva l’intero processo end-to-end concentrandosi sui processi ripetibili mediante una reingegnerizzazione continua, al fine di snellire i flussi di lavoro complessivi alla ricerca di maggiore efficienza e, di conseguenza, riduzione dei costi.
Tipologie di Business Process Management
È possibile individuare tre principali tipologie di Business Process Management. Proviamo a condividerne le principali caratteristiche in modo separato.
BPM centrato sull’integrazione
La prima tipologia di BPM è quella basata sull’integrazione. Questo tipo di Business Process Management si concentra sui processi che non richiedono molto coinvolgimento da parte delle risorse umane poiché sono principalmente dipendenti da meccanismi automatici, a base di API e di sistemi che integrano diverse serie di dati come la Human Resources Management e la Customer Relationship Management.
BPM centrato sull’uomo
Nella seconda tipologia di BPM abbiamo una gestione dei processi di business che risulta essere incentrata sul coinvolgimento umano. Questa tipologia di BPM, contrariamente a quella incentrata sull’integrazione, è prevalentemente utilizzata in quei contesti in cui sono richieste delle approvazioni, consentendo così ai team di gestire in maniera più intuitiva ed efficace l’assegnazione dei compiti a diversi livelli, con attribuzione delle responsabilità alle singole risorse umane e alle singole unità.
BPM centrato sui documenti
Infine, c’è una terza tipologia di BPM che risulta essere incentrata sui documenti, come i contratti. Nel momento in cui le aziende stringono accordi o acquistando dei servizi, il processo viene dunque veicolato all’interno di diversi moduli approvativi per arrivare alla conclusione finale del contratto tra le parti.
Come si crea un sistema BPM
Introdotto quanto sopra, è utile sottolineare come il sistema BPM sia strutturato attraverso diverse fasi con le quali l’imprenditore e il suo team, assistito da un consulente aziendale, dovranno fare i conti per arrivare al risultato finale desiderato.
Cerchiamo di riassumere in brevità da che cosa è composto il ciclo di vita del BPM.
Progettazione
La prima fase è la progettazione del processo. Il team, supportato dal consulente aziendale, dovrebbe identificare caratteristiche e compiti all’interno del processo BPM. Si procede poi alla definizione di ogni step, in modo tale che si possano individuare le aree su cui intervenire per ottimizzare il processo e le metriche che devono essere utilizzate per monitorare l’esecuzione del processo e intervenire con il suo miglioramento.
Modello
Superata la prima fase, il team dovrebbe creare una rappresentazione visiva del modello di processo, inserendo dettagli fondamentali come le scadenze, le descrizioni dei compiti da effettuare, i flussi che devono essere condivisi, e così via. Nelle aziende più moderne tale rappresentazione è veicolata dall’utilizzo di un software di Business Process Management che possa rendere più semplice la conduzione del progetto e le sue rettifiche.
Esecuzione
Superata anche la seconda fase il tema dovrebbe provare il funzionamento del sistema BPM partendo da una scala limitata e, in caso di esito positivo, estendendo la fruizione a tutta l’organizzazione.
Monitoraggio
Una volta che il BPM è entrato in funzione si potrà procedere con il monitoraggio delle metriche precedentemente individuate. In questo modo sarà possibile comprendere come sta andando il processo e intervenire per identificare e rimuovere gli ostacoli.
Revisione
Nella fase finale, al team e al consulente aziendale spetta l’incarico di aggiustare il processo per migliorare ulteriormente l’attività, in un’ottica di revisione continua.
Insomma, un progetto BPM di successo non può che richiedere un’accorta pianificazione, esecuzione e revisione ciclica: se vuoi saperne di più ti consiglio di contattarmi a questi recapiti.
