Project management

Il project management è una serie di attività di gestione di progetto: un insieme di interventi e di tecniche che ti permetteranno di raggiungere gli obiettivi strategici attraverso una corretta amministrazione di risorse e costi, e con un controllo costante delle attività da realizzare per il conseguimento dei risultati desiderati.

 

Naturalmente, già da questa breve definizione non dovrebbero essere del tutto ignoti quali siano i principali benefici che puoi ottenere con una consulenza sul project management: una maggiore eccellenza nell’organizzazione e, dunque, la riduzione del rischio che nel percorso che conduce alla realizzazione del tuo progetto possano esservi ostacoli e errori tali da pregiudicare il conseguimento dei target nei tempi e nei modi previsti.

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Se quanto sopra non ti è del tutto ignoto, allora dovrebbe risultarti chiaro come a condurre le attività del project management non possa che essere un professionista esperto che – grazie alle sue competenze, abilità tecniche e di gestione – consentirà al tuo progetto di essere condotto verso una strada di successo.

Nello specifico, al project manager sono deputate una serie di attività decisive per la gestione del progetto, che riusciranno a influenzare la qualità degli interventi e i risultati conseguiti in modo fondamentale e prioritario. Scopriamole insieme, in maggior dettaglio.

Anche se le attività del project manager sono piuttosto ampie, numerose ed eterogenee, è pur sempre possibile rilevare alcuni interventi ricorrenti che permetteranno a tale professionista di svolgere la sua mansione con l’attesa qualità.

Per esempio, al project manager sono richieste le capacità di definizione degli obiettivi del progetto e, di conseguenza, dei requisiti e degli elementi che sono in grado di garantire il raggiungimento di questi obiettivi, sia da un punto di vista quantitativo che da un punto di vista qualitativo. Il project manager dovrà inoltre occuparsi di comprendere quali siano le tempistiche necessarie per realizzare il progetto, come effettuare un’analisi costi – benefici e in che modo può essere puntualmente valutato l’impatto del proprio progetto.

Una volta effettuate tutte le analisi preliminari, è sempre al project manager che sarà richiesto di sviluppare un piano di gestione del progetto, che dovrà essere attentamente pianificato e condiviso, oltre che declinato in una serie di attività intermedie con risultati misurabili.

Quindi, il project management non potrà che riguardare anche la costituzione e la motivazione di un team di progetto, coinvolto in tutte le fasi che permetteranno il conseguimento degli obiettivi desiderati, così come la gestione del budget.

Intuibilmente, una volta avviato e condotto il progetto, al manager rimarrà il fondamentale compito di monitorarne i progressi rispetto al piano originale e gestire ogni rischio e ogni problematica che potrebbero turbare le effettive possibilità di conseguire i risultati desiderati.

Insomma, una serie di attività non certo comuni, dalla cui bontà e efficacia dipenderà il raggiungimento o meno dell’obiettivo preposto, nei modi e nei tempi previsti.

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Per gestire correttamente un progetto diventa fondamentale curare in modo efficiente ogni sua fase. Sebbene le sezioni gestionali non siano certamente uguali per tutti i progetti, la mia esperienza mi porta pur sempre a identificare alcuni momenti ricorrenti nella vita di ciascun project management. Vediamoli insieme.

avvio project management

Avvio del progetto

La prima fase del project management è certamente quella di avvio, in cui si definisce e approva il progetto stesso.

Come intuibile, si tratta di una fase molto importante per la buona riuscita del project e, come tale, sarà oggetto di una profonda e costante attenzione da parte del project manager.

È in questo momento del ciclo di vita del progetto che, per esempio, si stabiliscono gli obiettivi, i requisiti che permetteranno di raggiungere gli obiettivi, i KPI da monitorare, e così via.

Verranno altresì definiti in questo frangente gli obiettivi intermedi che dovranno essere raggiunti per poter condurre il progetto, in modo sostenibile e consapevole, verso la meta, così come il budget e la struttura che possa identificare ogni attività progettuale.

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Pianificazione del progetto

Superata la fase di avvio del progetto, arriviamo a quella di pianificazione. È in tale step che il piano di progetto si sviluppa, definendo attività, caratteristiche e valori di tutte le determinanti da gestire e monitorare per favorire il raggiungimento degli obiettivi finali.

È altresì in questa fase di pianificazione che si procede con l’identificare ogni componente coinvolto nella pianificazione del progetto, le regole e le procedure, la formalizzazione del piano e la sua approvazione.

esecuzione project management

Esecuzione del progetto

Nella successiva fase di esecuzione devono essere messe in pratica tutte le attività che ti consentiranno di realizzare ciò che è stato pianificato nella precedente fase del ciclo di vita del project.

È pertanto in questo frangente che si acquisiranno le risorse necessarie per realizzare le attività programmate, come il personale e i beni materiali. Evidentemente, è proprio in questo step che i costi da sostenere diventano improvvisamente più rilevanti.

In ogni caso, se la pianificazione è stata effettuata correttamente, gli oneri – pur significativi – non dovrebbero sorprendere, essendo stati anticipatamente programmati e delineati in fase di planning.

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Controllo del progetto

Arriviamo infine alla quarta fase del ciclo di vita del progetto, rappresentata dal controllo. Anche in questo caso, è l’etichetta stessa della fase a suggerirci che cosa avviene: un periodico monitoraggio di quanto avviene nel programma, identificando in modo tempestivo i gap rispetto a quanto pianificato e, nel caso, applicando misure correttive che possano favorire un allineamento con quanto desiderato.

Naturalmente, l’oggetto del controllo potrà essere molto vario e declinato in termini più specifici sulla base delle singole caratteristiche del tuo progetto. Che si tratta di controlli temporali, economici o qualitativi, lo stato di avanzamento dei lavori coerente con l’obiettivo finale sarà certamente lo strumento più utile per comprendere dove si è arrivati e se si è giunti a un livello più o meno coerente con le attese.

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Chiusura del progetto

Vi è, infine, la fase di chiusura del progetto, in cui tutte le attività sono portate a compimento e si può dunque procedere all’analisi puntuale dei risultati conseguiti.

In sintesi, un complesso e integrato sistema di fasi e di momenti strategici che dovrebbero essere pianificati, analizzati e revisionati con la consulenza di un professionista esperto. Se vuoi saperne di più, e vuoi scoprire in che modo posso valorizzare al meglio le attività di project management per il tuo business, puoi contattarmi ai recapiti che trovi in questa pagina.

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