KPI

Scegliere i giusti KPI è una delle chiavi della corretta valutazione della bontà della tua iniziativa imprenditoriale e del tuo piano di strategia aziendale.

Nonostante ciò, ancora oggi, sono tantissimi i manager che sottovalutano il carattere fondamentale dei KPI, essenziali per controllare il corretto andamento del tuo business e facilitare eventuali correzioni… prima che il conseguimento degli obiettivi diventi un’utopia.

Ma che cosa sono i KPI aziendali? In che modo possiamo definirli correttamente?

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Cominciamo con una breve definizione: KPI è l’acronimo di Key Performance Indicatori, Indicatori Chiave di Prestazione.

In termini meno criptici, i KPI sono indicabili come quegli indicatori più importanti per effettuare un efficace monitoraggio delle prestazioni di un’azienda o, se si preferisce, di una determinata attività (o gruppo di attività) o processo aziendale. Se preferisci, possiamo anche definire i KPI come parametri fondamentali che ti permetteranno di analizzare l’andamento di un progetto.

Come vedremo, qualsiasi sia il tipo di KPI che andrai a monitorare e valutare (di costo, di qualità, di lavoro, e così via), è essenziale che l’indicatore sia misurabile. Un KPI che non è misurabile non è infatti utile per valutare puntualmente la progressione di un progetto e, dunque, non è certo propedeutico ai nostri scopi di efficientamento dell’apparato organizzativo aziendale.

Ancora, è evidentemente molto utile che i KPI siano temporalmente correlati, ovvero che siano misurabili a scadenze temporali predeterminate con una periodicità utile per poter svolgere il loro lavoro di “spia” delle performance aziendali, e favorire così l’eventuale assunzione di azioni di correzione o revisione, in caso di necessità.

Per intenderci, dire “Voglio che la mia azienda sia leader di mercato”, non significa certo individuare un KPI valido, poiché in questo caso non parliamo di un indicatore misurabile, né quantificato temporalmente.

Affermare invece che “Voglio acquisire + 10% di clienti nei prossimi sei mesi” è invece un KPI misurabile e temporalmente definito. Ed è proprio da qui che devi partire.

Se hai ben compreso che cosa siano i KPI e quali debbano essere le caratteristiche di base di tali indicatori, probabilmente ti stai anche domandando in che modo scegliere i KPI giusti, intendendo per tali quelli che sono funzionali ai tuoi obiettivi di controllo e di valutazione.

In questo scenario, una cosa è certa: non esistono dei KPI che siano validi, con la stessa efficacia, per tutte le aziende. Ovvero, aziende differenti avranno KPI differenti. Ma come trovare, allora, quelli più adatti?

La prima cosa che ti consiglio di fare – e che faremo insieme nel caso in cui tu voglia richiedere una mia consulenza – è quella di definire chiaramente quali siano i tuoi obiettivi di business.

Cerca dunque di chiarire in modo univoco quali siano le finalità della tua iniziativa imprenditoriale, dove vuoi arrivare e quali sono i risultati che ambisci a conquistare. Così facendo potrai più facilmente scegliere quali siano gli indicatori di prestazione che ti conviene misurare.

Partendo da questa evidenza, ci sono comunque alcune caratteristiche che ritengo che un KPI debba necessariamente avere, e dalla cui individuazione dipenderà poi l’efficacia della tua azione di valutazione degli stessi indicatori.

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In particolare, un buon KPI aziendale deve essere:

  • misurabile: come abbiamo visto, solamente le metriche che sono quantificabili e i cui dati sono pienamente e tempestivamente disponibili possono avere un valore per questa attività di monitoraggio e valutazione
  • di impatto: il parametro deve essere in grado di legarsi all’obiettivo di business di riferimento o, in altri termini, non riuscirà a fornire informazioni di valore al lettore dell’analisi
  • utile: deve fornire dati che consentono di mettere in campo azioni immediate per raggiungere i tuoi obiettivi
  • funzionale: deve essere calcolabile velocemente per permetterti di assumere decisioni in tempi rapidi. Un KPI che impiega settimane per essere calcolato non è, probabilmente, un buon KPI per la tua azienda.

Un esempio di KPI

Cerchiamo ora di tradurre in termini ancora più concreti gli spunti che sopra ho cercato di sintetizzare. Ovvero, come posso ipotizzare la struttura di un KPI che abbia le caratteristiche elencate nel precedente paragrafo?

Facciamo un esempio didattico, molto semplice, che mi permette di rendere ancora più palesi le considerazioni che ho avanzato in questa pagina.

Ipotizziamo di essere un’azienda tipicamente commerciale, intenzionata a raggiungere un obiettivo di incremento di vendite nell’anno in corso.

L’aumento del fatturato

Di conseguenza, un KPI che potremmo assumere in considerazione potrebbe essere quello dell’aumento del fatturato del 5%, in termini di ricavi da vendite e prestazioni da maturarsi entro 12 mesi. A ben vedere, questo KPI sembra avere tutte le caratteristiche che prima abbiamo visto insieme. È infatti:

  • misurabile, con i progressi che verranno calcolati in termini di incremento del fatturato rispetto al periodo precedente
  • di impatto, perché raggiungere questo KPI consentirà all’azienda di incrementare il valore dell’attività commerciale e, probabilmente, ampliare la marginalità e la redditività
  • utile, considerato che probabilmente questo risultato influenzerà il team delle vendite, responsabilizzandolo ad orientare le proprie attività nei confronti del conseguimento di questa metrica
  • funzionale: perché sarà possibile ottenere i dati di vendita in poco tempo, a scadenze predeterminate, garantendo un’immediata capacità valutativa della propria struttura.

Evidentemente, difficilmente l’azienda potrà accontentarsi di valutare il proprio andamento sulla base di un solo KPI. Alla metrica legata al fatturato sarà dunque possibile aggiungere le valutazioni sul numero di clienti, sui costi di produzione, sul valore medio dello scontrino, e così via. Non c’è, peraltro, un numero preciso di KPI da monitorare: la decisione andrà assunta sulla base delle specifiche esigenze dell’azienda.

Il mio consiglio è comunque quello di non esagerare con l’individuazione dei KPI da monitorare. Meglio concentrarsi su pochi elementi (in linea di massima, entro i 5-10), ma veramente importanti per il business aziendale, piuttosto che esagerare con monitoraggi che potrebbero non essere particolarmente utili.

Spero che questi brevi spunti abbiano chiarito un po’ di dubbi sul ruolo e sull’importanza dei KPI. Se vuoi saperne di più ti consiglio di contattarmi ai recapiti che trovi in questa pagina per fissare una prima consulenza personalizzata.

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