Fin dagli anni ’80 dello scorso secolo, nelle aziende prevalentemente strutturate ha trovato fertile diffusione il termine Kaizen, o metodo Kaizen, derivato dall’unione di due termini giapponesi – KAI (cambiamento) e ZEN (migliore). Insomma, quanto basta per farci già comprendere che con Kaizen si intende un processo di miglioramento continuo che può essere facilmente applicato anche in ambito organizzativo aziendale, dove il desiderio di tendere a uno sviluppo sempre più positivo non manca di certo.
Ma qual è la filosofia di fondo del Kaizen? Come si può applicare questo metodo in azienda? Come sintetizzare il ciclo di Kaizen, anche in un approccio di lean thinking?
Proviamo a condividere insieme alcune fondamentali riflessioni su questo approccio e comprendere come possa essere tradotto anche nella tua realtà operativa.
Cos’è il metodo Kaizen: definizione e significato
In questo percorso, individuiamo nella teoria Kaizen un processo di miglioramento continuo, che giorno dopo giorno cerca di sviluppare un costante sviluppo dell’efficienza aziendale, con una focalizzazione sull’importanza, centralità e impegno delle risorse umane.
Non è certo un mistero che, al di là delle diverse tipologie di Kaizen che si sceglierà di adottare all’interno della propria impresa, le risorse umane mantengano sempre un ruolo di grande rilevanza, divenendo il perno intorno al quale ruota questo approccio filosofico: tutti i processi aziendali sono infatti incentrati sulle esigenze del dipendente, da coinvolgere e valorizzare.
Ma non solo. Affinché il metodo Kaizen possa trovare valida applicazione all’interno dell’azienda, e possa determinare degli attesi sviluppi positivi, è fondamentale che nell’organizzazione si diffonda la necessaria cultura. Si deve ad esempio lasciar intendere ai dipendenti che per fornire un contributo progressivo sempre migliore, la loro mente deve essere aperta all’autocritica e alla ricezione di nuovi stimoli, suggendo altresì proattivamente dei continui miglioramenti lungo il percorso di crescita.
Le regole del metodo Kaizen
Anche se il tema potrebbe non essere così facilmente sintetizzabile, mi piace di seguito ricordare quali siano le 5 regole che ritengo più importanti nel momento in cui si sceglie di adottare il metodo Kaizen in azienda:
- Considera le risorse umane come elementi centrali del processo di miglioramento
- Il miglioramento continuo non è fatto di passi in avanti straordinari, ma di piccoli e quotidiani miglioramenti
- Adotta una mentalità tesa a imparare il più possibile da tutti, senza criticare anche quelle che sembrano essere le idee meno utili
- Abbraccia un approccio problem solving con un metodo scientifico basato sulle misurazioni, oltre che sulle tue percezioni
- Adotta un approccio sistemico che possa prendere in considerazione tutti i processi che puoi potenzialmente influenzare, oltre che quelli su sui puoi impattare immediatamente.
E tu che ne pensi di questi spunti?
Il ciclo del miglioramento continuo Kaizen
Quando si parla di ciclo Kaizen, di norma si integrano le valutazioni che sopra ho avuto il piacere di riassumere con il ciclo PDCA (pianifica, esegui, verifica, agisci): un approccio di facile memorizzazione che ti permetterà di comprendere come, giorno dopo giorno, sia possibile coltivare il piacere verso un miglioramento costante:
- Plan (pianifica): pianifica i tuoi miglioramenti definendo gli obiettivi e il processo utile per il loro raggiungimento. Elimina sprechi e inefficienze, puntando sul miglioramento della produttività.
- Do (esegui): definito il percorso, realizza le azioni necessarie per apportare il miglioramento desiderato. Inizia con un’analisi As-Is per definire il presente e individuare gli ambiti da migliorare. Realizza poi una Value Stream Map per evidenziare le azioni a valore dell’attuale processo e registra gli sprechi rilevati, coinvolgendo i tuoi collaboratori.
- Check (verifica): verifica quali sono stati i risultati ottenuti rispetto alla situazione precedente e assicurati che i nuovi processi siano consolidati. Identifica eventuali azioni correttive da apportare alle soluzioni adottate.
- Act (agisci): attiva le azioni correttive per migliorare, alimentando la vera filosofia del Kaizen.
Il lavoro Kaizen: ogni risorsa umana è coinvolta nel miglioramento continuo
Quando si parla di metodo Kaizen, spesso ci si riferisce in modo specifico al ruolo delle risorse umane, evidentemente centrale per questa teoria. Ebbene, il lavoro Kaizen non è semplicemente un insieme di pratiche, bensì un vero e proprio modo di vivere il lavoro. È un approccio che invita ogni singolo individuo, a qualsiasi livello dell’organizzazione, a diventare parte attiva del miglioramento continuo.
Dunque, come dovrebbe essere a questo punto del nostro approfondimento sufficientemente chiaro, non si tratta di rivoluzioni improvvise, ma di piccoli passi quotidiani verso l’eccellenza. Il Kaizen, infatti, si basa sulla convinzione che molti piccoli miglioramenti, costantemente implementati, portino a risultati straordinari. Declinato tale principio di base sul mondo del lavoro, ne deriva che ogni dipendente diventa un prezioso alleato, un innovatore potenziale che contribuisce a rendere i processi più efficienti e i prodotti di maggior qualità.
L’obiettivo finale è evidentemente quello di avere un ambiente di lavoro più soddisfacente, dove ogni giorno rappresenta un’opportunità di crescita e sviluppo.
Cos’è la cultura Kaizen in un’azienda moderna
Per rafforzare ulteriormente l’importanza basilare di questo approccio nelle aziende moderne, spesso si parla anche di cultura Kaizen rivolgendosi a un fondamento applicativo che va ben oltre le semplici procedure. La cultura Kaizen può infatti essere qualificata come un vero e proprio mindset, un atteggiamento costante e un modo di pensare e di agire che permea ogni aspetto dell’organizzazione.
In altri termini, in un’azienda moderna che ha adottato il Kaizen, il miglioramento continuo diviene non solo una fonte di ispirazione, bensì un valore condiviso da tutti, dai dirigenti ai nuovi assunti. La comunicazione aperta, la collaborazione e il rispetto reciproco sono alla base di questa cultura, al fine di creare un ambiente in cui le idee sono ascoltate e valorizzate, e dove gli sbagli che possono essere commessi vengono considerati come opportunità di apprendimento. Il feedback, sempre incoraggiato, è invece interpretato come uno strumento per crescere.
La cultura Kaizen diviene pertanto un terreno fertile dove l’innovazione può fiorire e dove l’azienda può raggiungere livelli di eccellenza sempre più elevati.
Cos’è la teoria del Kaizen Costing
Il Kaizen Costing è una importante applicazione dei principi Kaizen di cui abbiamo parlato nel corso delle ultime righe, con impatto prevalente sul mondo della contabilità e del controllo di gestione. Con il nome di Kaizen Costing intendiamo infatti un approccio che va oltre la semplice riduzione dei costi, puntando invece a un miglioramento continuo dell’efficienza e dell’efficacia dei processi.
Insomma, l’idea di fondo del Kaizen Costing è che ogni attività aziendale possa essere migliorata e che, di conseguenza, i costi possano essere ridotti in modo sostenibile nel tempo. Il Kaizen Costing si basa dunque su un’analisi approfondita dei costi che l’organizzazione sta affrontando o deve affrontare, identificando le aree di spreco e le opportunità di miglioramento. Successivamente, vengono implementate azioni concrete per eliminare gli sprechi e ottimizzare i processi. In questo modo, l’azienda non solo riduce i costi, ma aumenta anche la sua competitività e la sua capacità di rispondere alle esigenze del mercato.
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Cosa si intende per Kaizen
Il termine kaizen in giapponese significa “miglioramento”: rappresenta dunque l’impegno dell’organizzazione o di una persona ad apportare ogni giorno dei piccoli miglioramenti in tutte le aree in cui si può intervenire, al fine di apportare uno sviluppo positivo. Il kaizen si regge dunque sulla convinzione che ogni cosa, anche se di poco, cambia continuamente.
Come applicare il Kaizen
Il metodo Kaizen può essere applicato in azienda attraverso alcuni passaggi come la definizione dell’obiettivo di miglioramento, la ripartizione di tale obiettivo in sotto-obiettivi, la pianificazione degli incarichi di ogni sotto obiettivo e il monitoraggio dei processi.
Chi ha inventato il metodo Kaizen
Il metodo Kaizen è stato introdotto in Giapponese negli anni ’70 e ’80 per merito di realtà estremamente innovative come Toyota. Didatticamente, si suole ricondurre a Masaaki Imai il merito di aver sintetizzato tale termine. Non a caso, si parla spesso di metodo Toyota Kaizen o di filosofia Toyota Kaizen.
Qual è la filosofia del Kaizen
La filosofia di fondo del Kaizen è quella del rinnovamento a piccoli passi, del cambiamento da applicarsi gradualmente giorno dopo giorno, con continuità. La cultura Kaizen si contrappone dunque radicalmente a concetti quali innovazione radicale, rivoluzione e conflittualità.
