La gestione del tempo è una delle grandi capacità dell’imprenditore di successo che desideri orientare la propria attività in maniera equilibrata e consapevole. Ma come si effettua una sana gestione del tempo nel lavoro? E in che modo il successo aziendale può essere determinata da una soft skill come l’abilità nel time management?
In questo approfondimento cercherò di condividere alcune 5 semplici strategie di time management, validi spunti che ti permetteranno di affrontare meglio ogni scenario e allontanare le eventuali difficoltà, o una crisi aziendale.
La pianificazione è tutto
Cominciamo con il ricordare che quando si parla di strategie di time management efficaci non si può certamente prescindere dalla necessità di effettuare un’accorta pianificazione della giornata e della settimana lavorativa.
Predisporre un piano dei giorni di lavoro può richiederti un po’ di tempo ma stai pur certo che ti costerà molto meno tempo dell’essere preda degli imprevisti e dell’alternarsi di attività non pianificate, urgenti o meno urgenti.
Meglio allora creare un ordine mentale, formalizzato per iscritto, al fine di comprendere in che modo saranno orientate le tue energie nel periodo di tempo previsto.
L’assegnazione delle scadenze
Una seconda strategia di time management molto efficace è quella che dovrebbe indurti ad assegnare un termine ad ogni compito o lavoro. Stabilendo una scadenza per ogni attività che dovrai svolgere, riuscirai a concentrarti meglio sui lavori che hanno una scadenza breve, evitando di correre il rischio di arrancare tra le varie attività, procrastinando e accumulando impegni sempre più urgenti.
Se dunque vuoi gestire al meglio il tuo tempo, di fianco alla pianificazione delle attività che ho ricordato nel punto precedente, rammenta di assegnare una scadenza a ogni compito.
L’attribuzione delle priorità
Se effettuerai una corretta pianificazione delle tue attività sarai posto dinanzi all’evidenza che non tutti gli impegni che dovrai assecondare hanno identica importanza.
Dunque, in sede di pianificazione attribuisci ad ogni attività un livello di priorità. Così facendo potrai concentrare le tue energie mentali su quelle attività che per te hanno un maggiore ritorno rispetto alle altre.
Naturalmente, questo non significa affatto trascurare le attività che non hanno il massimo livello di priorità, ma più semplicemente far sì che ogni impegno abbia il giusto peso, destinando così una diversa intensità di energie e di tempo a seconda dell’importanza e della rilevanza di ogni incombenza.
La limitazione delle distrazioni
Se potessi cronometrare con precisione quanto le distrazioni possono interrompere il regolare svolgimento delle tue attività, probabilmente rimarresti sorpreso.
Proprio per questo motivo il mio consiglio fondamentale in fase di gestione del tempo al lavoro è quello di limitare al minimo qualsiasi tipo di distrazione dai tuoi impegni.
Per esempio, prova a bloccare le notifiche di e-mail, dei sistemi di messaggistica istantanea come WhatsApp e dei social network (o limitale ai soli gruppi e canali più importanti). Invece che essere distratto continuamente dalle notifiche, potresti organizzare una sessione di consultazione di qualche minuto ogni 2-3 ore per essere aggiornato sulle novità ed evitare le relative perdite di tempo e di concentrazione.
Per la stessa necessità di dispiegare al meglio le energie nel frangente temporale predefinito, fai attenzione a non assumere troppi impegni extra: rinunciare ad attività fuori programma è un’abilità che svilupperai con il tempo e che ti permetterà di riappropriarti pienamente della tua giornata lavorativa.
La distribuzione delle energie
Ultimo, ma non meno importante, è l’invito a ricordare che organizzare il tuo tempo significa anche riuscirsi a prendere delle pause dall’orario di lavoro. Immergersi per troppo tempo al lavoro non solo non aumenta la produttività come magari stai pensando, ma corre il rischio di bruciare energie fisiche e mentali troppo rapidamente. Meglio allora programmare delle pause da dedicare se stessi!
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