La corretta gestione del gruppo di lavoro è condizione evidentemente decisiva per avvicinare la propria organizzazione al conseguimento dei risultati preposti. Tuttavia, si tratta anche di un obiettivo particolarmente sfidante, considerato che gli ostacoli che potrebbero minare il tentativo di migliorare la collaborazione del team e il suo orientamento verso la meta sono numerosi e, spesso, inattesi.
Proprio per questo motivo nelle prossime righe condividerò alcuni spunti che miglioreranno la tua capacità di gestire il gruppo di lavoro, orientandolo fin da subito verso nuovi livelli di efficienza.
Gestione del gruppo di lavoro, definire subito ruoli e responsabilità
La prima cosa che ti consiglio di fare per migliorare la gestione del gruppo di lavoro è definire chiaramente i ruoli e le responsabilità: in questo modo potrai garantire che tutti siano consapevoli della propria funzione nel gruppo e che possano lavorare insieme in modo più efficiente.
Alcuni suggerimenti per riuscirci sono:
- stabilire quali compiti debbano essere portati a termine e chi sarà responsabile per ciascuno di essi;
- assicurarsi che tutti i componenti del team comprendano il proprio ruolo e ciò che si vuole da loro;
- garantire le basi di una buona comunicazione all’interno del gruppo;
- mantenere una buona flessibilità, nella considerazione che ruoli e responsabilità potrebbero dover essere adattati in base all’evoluzione del gruppo.
Effettuare verifiche regolari
Uno degli aspetti più importanti nella gestione di un gruppo di lavoro è quello di mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda e garantire che i compiti siano portati a termine in modo efficiente. Un modo per farlo è quello di programmare delle verifiche regolari che possano consentire a tutti i membri del team di aggiornarsi reciprocamente sui progressi compiuti, identificare eventuali problemi potenziali e favorire una coerente responsabilizzazione.
Nel condurre tali riunioni, abbi cura di:
- stabilire un giorno e un’ora specifici e inviare un promemoria in anticipo;
- mantenere la brevità della riunione, preparando un ordine del giorno con argomenti concisi e specifici da discutere;
- assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di parlare e condividere i propri aggiornamenti;
- incoraggiare la comunicazione aperta (ne parlo nel prossimo paragrafo) lasciando spazio alle domande e alla discussione alla fine della riunione;
- far seguito alla riunione con verbali o punti d’azione, in modo che tutti sappiano cosa si deve fare dopo.
Incoraggiare la comunicazione aperta
Qualche riga fa ho introdotto il concetto di comunicazione aperta: un elemento talmente importante che voglio ora tornare, pur brevemente, al fine di rammentare come non sia certo un segreto che la buona comunicazione sia essenziale per il successo di qualsiasi team.
Ma cosa bisogna fare per incoraggiare una comunicazione aperta all’interno di un gruppo di lavoro?
Prova a:
- accertarti che tutti si sentano ascoltati, e che ogni membro del team abbia l’opportunità di condividere le proprie idee e preoccupazioni. Se qualcuno sente di non essere ascoltato, è probabile che si chiuda a riccio rifiutando la condivisione in gruppo;
- incoraggiare diversi stili di comunicazione. Alcune persone preferiscono comunicare verbalmente, mentre altre possono preferire la comunicazione scritta o quella non verbale. Incoraggiando diversi tipi di comunicazione, ti assicurerai che tutti i membri del gruppo possano esprimersi nel modo in cui si sentono a proprio agio;
- essere sempre rispettoso, creando un clima positivo in cui ciascuno può dire la sua senza il timore di essere giudicato negativamente.
Affrontare i problemi in anticipo
Quanto prima si affrontano i problemi all’interno del gruppo di lavoro, tanto più efficacemente il team sarà in grado di risolverli. Di contro, quando i problemi non vengono affrontati, possono aggravarsi e crescere, portando a interruzioni della comunicazione e a una sensazione generale di discordia all’interno del team.
In merito, uno dei principali ostacoli che potrebbero sorgere è la presenza, all’interno di un team, di un membro disallineato e poco performante. In questo caso consiglio sempre di parlare tempestivamente con l’interessato delle sue prestazioni, indagando il motivo per cui le sue performance non sono all’altezza, al fine di aiutarlo a capire su cosa deve lavorare.
Quindi, è fondamentale dare lui la possibilità di migliorare, stabilendo obiettivi specifici e scadenze per raggiungerli, facendo seguito diversi aggiornamenti regolari per verificare l’evoluzione del suo ruolo nel team.
Come gestire un gruppo di lavoro: i miei 5 consigli
In questa parte finale dell’approfondimento dedicato alla migliore gestione del gruppo di lavoro, voglio condividere con tutti i lettori 5 consigli pratici e immediati che ti suggerisco di adottare nel tuo business per poter toccare con mano concreti miglioramenti.
Li ho riportati in questa tabella, con un esempio pratico che ti sarà di maggiore aiuto:
| Consiglio | Esempio Pratico |
| Stabilisci obiettivi chiari e misurabili per il team | Durante la riunione settimanale, comunica: “Il nostro obiettivo per questo trimestre è aumentare la produttività del 15%. Dobbiamo processare 45 ordini al giorno invece degli attuali 39.” |
| Implementa una comunicazione regolare e trasparente | Crea un sistema di stand-up meeting giornalieri di 15 minuti dove ogni membro condivide cosa ha completato ieri, su cosa lavorerà oggi e quali ostacoli sta incontrando. |
| Riconosci e valorizza i contributi individuali | Quando un membro del tuo team migliora un processo riducendo il tempo di elaborazione del 20%, menzionalo durante la riunione mensile e fanno cenno nel sistema di valutazione delle performance. |
| Delega responsabilità in base alle competenze | Affida la gestione del nuovo software di project management a una risorsa che ha dimostrato interesse e abilità nell’uso di strumenti digitali, dandogli anche la responsabilità di formare gli altri. |
| Promuovi un ambiente di feedback costruttivo | Organizza sessioni mensili di “retrospettiva” in cui il team può discutere apertamente cosa ha funzionato bene (come la nuova procedura di onboarding) e cosa necessita miglioramenti (come i tempi di risposta ai clienti). |
Come gestire al meglio un team di lavoro, gli errori da non fare
Come abbiamo visto nel nostro odierno approfondimento, la gestione efficace di un team di lavoro richiede una combinazione di competenze strategiche e sensibilità interpersonale. Tuttavia, spesso i manager cadono in errori che possono compromettere il successo del gruppo.
Uno degli sbagli più comuni è la micro-gestione, ovvero controllare ossessivamente ogni attività dei collaboratori, cosa che può soffocare la loro creatività e autonomia, portando a demotivazione e calo delle performance.
Altrettanto dannosa è la mancanza di feedback costruttivo: limitarsi a evidenziare gli errori senza riconoscere i successi o fornire indicazioni per il miglioramento può creare un ambiente di lavoro teso e poco produttivo.
Un altro errore grave è la comunicazione poco chiara degli obiettivi: quando il team non ha una direzione precisa, si rischia di disperdere energie in attività non prioritarie. Va inoltre evitata la tentazione di ignorare i conflitti interni, sperando che si risolvano da soli: i problemi non affrontati tendono a crescere e possono minare la coesione del gruppo.
Infine, un ultimo errore su cui vogliamo concentrarci è la mancata valorizzazione delle competenze individuali: non considerare le diverse capacità e aspirazioni dei membri del team può portare a una distribuzione inefficace dei compiti e a una diminuzione della motivazione generale.
La chiave per una leadership efficace sta nel trovare il giusto equilibrio tra guida e autonomia, mantenendo sempre aperto il dialogo con i collaboratori!
Per saperne di più, ti invito a contattarmi a questi recapiti e domandare una consulenza strategica personalizzata.
