La corretta gestione del gruppo di lavoro è condizione evidentemente decisiva per avvicinare la propria organizzazione al conseguimento dei risultati preposti. Tuttavia, si tratta anche di un obiettivo particolarmente sfidante, considerato che gli ostacoli che potrebbero minare il tentativo di migliorare la collaborazione del team e il suo orientamento verso la meta sono numerosi e, spesso, inattesi.
Proprio per questo motivo nelle prossime righe condividerò alcuni spunti che miglioreranno la tua capacità di gestire il gruppo di lavoro, orientandolo fin da subito verso nuovi livelli di efficienza.
Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità
La prima cosa che ti consiglio di fare per migliorare la gestione del gruppo di lavoro è definire chiaramente i ruoli e le responsabilità: in questo modo potrai garantire che tutti siano consapevoli della propria funzione nel gruppo e che possano lavorare insieme in modo più efficiente.
Alcuni suggerimenti per riuscirci sono:
- stabilire quali compiti debbano essere portati a termine e chi sarà responsabile per ciascuno di essi;
- assicurarsi che tutti i componenti del team comprendano il proprio ruolo e ciò che si vuole da loro;
- garantire le basi di una buona comunicazione all’interno del gruppo;
- mantenere una buona flessibilità, nella considerazione che ruoli e responsabilità potrebbero dover essere adattati in base all’evoluzione del gruppo.
Effettuare verifiche regolari
Uno degli aspetti più importanti nella gestione di un gruppo di lavoro è quello di mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda e garantire che i compiti siano portati a termine in modo efficiente. Un modo per farlo è quello di programmare delle verifiche regolari che possano consentire a tutti i membri del team di aggiornarsi reciprocamente sui progressi compiuti, identificare eventuali problemi potenziali e favorire una coerente responsabilizzazione.
Nel condurre tali riunioni, abbi cura di:
- stabilire un giorno e un’ora specifici e inviare un promemoria in anticipo;
- mantenere la brevità della riunione, preparando un ordine del giorno con argomenti concisi e specifici da discutere;
- assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di parlare e condividere i propri aggiornamenti;
- incoraggiare la comunicazione aperta (ne parlo nel prossimo paragrafo) lasciando spazio alle domande e alla discussione alla fine della riunione;
- far seguito alla riunione con verbali o punti d’azione, in modo che tutti sappiano cosa si deve fare dopo.
Incoraggiare la comunicazione aperta
Qualche riga fa ho introdotto il concetto di comunicazione aperta: un elemento talmente importante che voglio ora tornare, pur brevemente, al fine di rammentare come non sia certo un segreto che la buona comunicazione sia essenziale per il successo di qualsiasi team.
Ma cosa bisogna fare per incoraggiare una comunicazione aperta all’interno di un gruppo di lavoro?
Prova a:
- accertarti che tutti si sentano ascoltati, e che ogni membro del team abbia l’opportunità di condividere le proprie idee e preoccupazioni. Se qualcuno sente di non essere ascoltato, è probabile che si chiuda a riccio rifiutando la condivisione in gruppo;
- incoraggiare diversi stili di comunicazione. Alcune persone preferiscono comunicare verbalmente, mentre altre possono preferire la comunicazione scritta o quella non verbale. Incoraggiando diversi tipi di comunicazione, ti assicurerai che tutti i membri del gruppo possano esprimersi nel modo in cui si sentono a proprio agio;
- essere sempre rispettoso, creando un clima positivo in cui ciascuno può dire la sua senza il timore di essere giudicato negativamente.
Affrontare i problemi in anticipo
Quanto prima si affrontano i problemi all’interno del gruppo di lavoro, tanto più efficacemente il team sarà in grado di risolverli. Di contro, quando i problemi non vengono affrontati, possono aggravarsi e crescere, portando a interruzioni della comunicazione e a una sensazione generale di discordia all’interno del team.
In merito, uno dei principali ostacoli che potrebbero sorgere è la presenza, all’interno di un team, di un membro disallineato e poco performante. In questo caso consiglio sempre di parlare tempestivamente con l’interessato delle sue prestazioni, indagando il motivo per cui le sue performance non sono all’altezza, al fine di aiutarlo a capire su cosa deve lavorare.
Quindi, è fondamentale dare lui la possibilità di migliorare, stabilendo obiettivi specifici e scadenze per raggiungerli, facendo seguito diversi aggiornamenti regolari per verificare l’evoluzione del suo ruolo nel team.
Per saperne di più, ti invito a contattarmi a questi recapiti e domandare una consulenza strategica personalizzata.
