Dalla definizione del piano alla chiusura delle attività, ciascuna delle fasi di un progetto rappresenta un momento decisivo per condurre in porto i propri obiettivi di project management.
Ma quali sono le fasi di un progetto? E quali sono le loro caratteristiche principali?
Fasi di un progetto: dalla definizione della chiusura
In termini sintetici, ricordo che le fasi del project management sono tradizionalmente cinque:
- Definizione
- Pianificazione
- Esecuzione
- Controllo
Cerchiamo di esaminarle in maggiore profondità, una per una.
La definizione
La fase della definizione è lo step in cui vengono definiti i vincoli dei quali il progetto dovrà tenere conto: l’obiettivo, le risorse che sono destinate al project e il tempo necessario per conseguire il target. È durante questa fase che verranno individuate le persone da coinvolgere, il leader del progetto, le responsabilità e tutti gli altri elementi più utili a strutturare organicamente il proprio piano.
È altresì in questa fase primaria che vengono condotti gli studi di fattibilità per comprendere se il progetto sia o meno essere realizzabile, le valutazioni economiche degli effetti del progetto e la definizione dello scopo dello stesso.
La pianificazione
Si giunge così alla seconda fase, quella della pianificazione progetto. Intuibilmente, è in questo momento che si traccia il percorso che dovrà essere compiuto, entrando in maggiore dettaglio di tutte le attività che devono essere sviluppate per arrivare all’obiettivo, come ad esempio il budget commerciale, la gestione dei rischi, il piano di comunicazione e la presentazione del progetto.
L’esecuzione
L’esecuzione è la fase in cui vengono poste in essere le attività pianificate, con conseguente attivazione di tutte le leve che nella precedente programmazione sono state individuate come decisive per raggiungere gli obiettivi.
Il controllo
Nella successiva fase del controllo (spesso definita e interpretata unitamente alla fase di esecuzione, considerata la forte correlazione delle due azioni), si procede a verificare che la realizzazione delle azioni pianificate sia in linea con quanto programmato. In caso contrario, si apportano degli opportuni correttivi per ripristinare la tendenziale riconduzione delle attività di esecuzione a quanto auspicato.
Proprio per questo motivo in molti schemi di project management il termine “controllo” è sostituito da quello di “monitoraggio e revisione”, dando la giusta rilevanza all’attività di intercettamento degli eventuali scostamenti dal piano originale, e alla possibilità di intervenire se necessario. Si tratta pertanto non di una fase puntualmente determinata, bensì di un processo continuo, di analisi e di raccolta dati, che coinvolge tutta l’esecuzione del progetto e non è successiva ad essa.
La chiusura
Si giunge così all’ultima parte delle fasi di un progetto, la chiusura. Come risulta facilmente intuibile, nella fase di chiusura del project management si procede a consegnare l’output finale, in linea con gli obiettivi prefissati.
Il momento della chiusura non è, tuttavia, coincidente con la sola applicazione dell’ultimo tassello al proprio mosaico manageriale. La chiusura è infatti il momento in cui si possono ottenere tutte le informazioni più utili per migliorare la gestione dei progetti, analizzando quanto avvenuto per migliorare i processi e le tecniche utilizzate dall’organizzazione, mettendo così a frutto l’esperienza maturata per i project management che verranno.
Insomma, guai a dare poca importanza alla fase conclusiva, ritenendola una mera formalità. Questo step riveste invece un ruolo essenziale nel corretto compimento del ciclo di vita di un progetto, poiché è il momento in cui bisogna documentare, osservare e valutare tutti i problemi, gli inconvenienti o i punti di maggiore pregio, sviluppatisi all’interno del project.
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