Dare feedback negativi ai propri collaboratori non è certo il compito più semplice per un manager. Tuttavia, comunicare un feedback critico nel giusto modo può tramutarsi in un momento molto costruttivo per la crescita della propria organizzazione.
Ma come fare? Come dare feedback negativi in modo efficace?
Ho di seguito individuato 5 modi pratici che ti suggerisco di adottare alla prossima occasione.
Meglio essere molto specifici
Prima di tutto, se vuoi evitare che il feedback negativo generi rabbia e frustrazione, o determini maggiore confusione nel tuo collaboratore, è bene fornire dettagli specifici.
Un suggerimento è quello di descrivere la situazione in cui si è verificato il comportamento non gradito, la condotta stessa e – quindi – l’impatto che ha avuto sul lavoro o sul team (la tecnica del feedback SBI – Situation -> Behavior -> Impact).
Fornire esempi reali e recenti
Oltre a fornire dettagli specifici sulla situazione, sul comportamento e sull’impatto che la condotta ha avuto sul team, è bene che il feedback negativo si basi su esempi reali e recenti che dimostrino la prestazione del collaboratore.
Riferirsi a eventi molto remoti nel tempo può infatti perdere di efficacia. Meglio invece agire il prima possibile, tempestivamente, al fine di rafforzare l’effetto che potrai ottenere sul dipendente.
Focalizzare il feedback sui comportamenti e non sulla persona
Uno degli errori che vengono più frequentemente compiuti dal manager è quello di focalizzare il feedback negativo sulla persona, e non sul comportamento o sulla prestazione del collaboratore. Attaccare la persona è sbagliato e nocivo, perché non mette in dubbio la validità della sua condotta, ma la sua intera identità, personalità, dignità.
Ricordati invece che è sempre opportuno focalizzarsi sul comportamento che bisogna cambiare e sugli aspetti che devono essere modificati o migliorati. Evita dunque le critiche personali aiutandoti con il feedback descrittivo, che ti guiderà nella descrizione puntuale dei fatti, senza giudicare e senza interpretare le intenzioni o le motivazioni del dipendente.
Aprirsi all’ascolto e al dialogo
Se vuoi massimizzare l’efficacia del feedback negativo, cerca di aprirti all’ascolto e al dialogo, comprendendo le ragioni e le emozioni dell’altro. Il feedback critico non deve essere un monologo, ma deve essere un flusso bidirezionale, in cui il dipendente può esprimere il suo pensiero, il suo punto di vista e i suoi sentimenti.
Ascoltare il collaboratore ti aiuterà a comprendere meglio la situazione in cui si è venuto a trovare e individuare delle soluzioni condivise. Così facendo, inoltre, dimostrerai interesse e rispetto per lui, per le sue opinioni e le sue riflessioni.
Realizzare e seguire un piano d’azione
Infine, non lasciare che il feedback negativo si esaurisca nella sua comunicazione. Durante il dialogo che hai con il collaboratore dovrai infatti indicargli quali sono i passi che dovrà seguire per risolvere i problemi e migliorare le sue prestazioni.
Il piano d’azione dovrà essere realistico, chiaro e trasparente. Gli obiettivi dovranno essere misurabili e raggiungibili, oltre che accompagnati da ogni supporto che permetta al collaboratore di comprendere quale sia la direzione da seguire e quali le motivazioni da alimentare.
Per aiutarti nell’elaborare un piano d’azione efficace, usa la tecnica degli obiettivi SMART, di cui abbiamo parlato anche su questo sito, e che ti permetterà di definire obiettivi che siano specifici, misurabili, ambiziosi, realistici e temporizzati.
Infine, piccolo extra: non dimenticarti di domandare a tua volta dei feedback: uno spunto che dimostra in modo concreto che sei realmente aperto al dialogo e al confronto, nella consapevolezza che il feedback negativo deve essere reciproco e non unilaterale. Se vuoi saperne di più su questo tema e sul management della tua azienda, puoi contattarmi a questi recapiti
