Come noto, e come forse avrai toccato con mano nella tua organizzazione, la pandemia da Covid-19 e i progressi della tecnologia hanno reso la collaborazione a distanza dei team più facile e indispensabile che mai. È infatti oggi possibile interagire con persone di tutto il mondo in un istante, indipendentemente dalla distanza, con buoni livelli di soddisfazione.
Tuttavia, la collaborazione a distanza crea ancora delle barriere reali alla comunicazione efficace e alla produttività, tali da avere ancora un impatto significativo sul lavoro tra team remoti.
Qualcosa, però, possiamo farla per migliorare in tempi rapidi la propria efficacia nella collaborazione a distanza. Guardiamo brevemente quali sono le principali sfide da affrontare e come superarle!
Le sfide da superare per migliorare la collaborazione a distanza al lavoro
Più volte su questo sito mi sono soffermato sul condividere come una collaborazione efficace sia ciò che fa di un gruppo di persone un team.
Tuttavia, la collaborazione in un ambiente di lavoro remoto può essere particolarmente difficile se non è adeguatamente gestita.
I rischi a cui potresti andare incontro sono:
- Ostacoli culturali. Molte persone sono ancora fedeli all’idea che la presenza fisica equivalga a un valore aggiunto e che invece la maggiore distanza equivalga a una maggiore irrilevanza in azienda. Insomma, non si può escludere che i membri dei team remoti non abbiano gli stessi livelli di attenzione o reattività che avrebbero se fossero fisicamente vicini.
- Mancanza di contatti non intenzionali. Trovarsi nello stesso ufficio significa avere incontri con altre persone (sia nel team che al di fuori di esso) che non sono sempre intenzionali. Si può ad esempio interagire con qualcuno nell’area comune mentre si prende il caffè o fare una breve chiacchierata in ascensore. Scambi che possono rappresentare un’importante condivisione di informazioni e di crescita delle relazioni.
- Isolamento. Non è facile per tutti lavorare a distanza. Per alcune persone, infatti, il lavoro si basa anche o soprattutto sull’interazione sociale e sull’appartenenza a un gruppo. La produttività, il morale e la soddisfazione lavorativa di queste persone possono dunque risentirne.
Come migliorare la collaborazione a distanza
Ora che abbiamo capito quali sono le principali sfide che chi gestisce dei team che lavorano da remoto devono affrontare per migliorare l’efficacia della collaborazione a distanza, cerchiamo di comprendere come fare attraverso qualche piccola strategia.
Privilegiare la chiarezza
La collaborazione a distanza può essere ostacolata in molti modi, ma la mancanza di chiarezza è spesso il colpevole numero uno. Meglio allora essere trasparenti, focalizzando l’attenzione su quali siano gli obiettivi che ci si aspetta che il team rispetti, di quali informazioni ha bisogno per svolgere il proprio lavoro, quali strumenti di collaborazione a distanza è possibile fornire e così via.
Sfruttare le videocall
In un mondo che è sempre più orientato su telefonate, messaggi istantanei ed e-mail, è facile sentirsi estranei al lavoro, ai colleghi, ai clienti e all’azienda nel suo complesso. La mancanza di interazione sociale faccia a faccia può avere un impatto significativo sulla nostra mente, ma si può cercare di contenere questo rischio privilegiando le videocall su Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams o Slack.
Incoraggiare il team building
I team remoti spesso soffrono di una ridotta percezione di appartenenza all’azienda. Insomma, meno il team si riunisce, meno i team virtuali sentiranno l’obiettivo comune e l’identità della tua organizzazione, anche se è pur sempre vero che si possono tenere riunioni virtuali in una struttura remota.
Si può comunque cercare di arginare questo problema con un po’ di creatività, trovando strumenti per creare una migliore team building online. Un esempio? Un gioco da farsi su piattaforma digitale potrebbe aiutare a creare un buono spirito tra i partecipanti e avvicinare all’uso degli strumenti online.
Costruire una cultura della fiducia
Infine, è bene ricordare che il lavoro a distanza richiede fiducia. Il manager non potrà avere tutti sotto controllo “fisico” e non potrà vedere esattamente cosa stanno facendo i lavoratori a distanza.
Per creare una cultura della fiducia, il requisito fondamentale è che i compiti siano portati a termine bene e in tempo e che il team lavori insieme per raggiungere gli obiettivi individuali e di squadra. Se questo avviene, non è necessario fare da micromanager.
Se invece dovessero esserci costanti ritardi o scarsa qualità, allora si potrà affrontare con maggiore specificità il problema.
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