Una organica crescita aziendale deriva dalla possibilità di monitorare l’evoluzione di parametri misurabili introdotti in una standardizzazione dei processi aziendali, nella convinzione che un sistema di standard e di indicatori di riferimento per le prestazioni siano essenziali per il proprio sviluppo, poiché eliminano l’incertezza nell’approccio e nel completamento dei progetti.
In altre parole, qualsiasi risorsa umana impegnata all’interno della tua organizzazione dovrebbe essere in grado di portare a termine i propri compiti semplicemente seguendo la procedura standard: è questo a rendere il flusso di lavoro più fluido, ridurre i ritardi e aumentare la produttività.
Di contro, senza una standardizzazione dei processi e, dunque, senza regole e metriche definite, non è possibile misurare la qualità del lavoro in modo tangibile e aumenterà la propensione dell’azienda all’errore umano. Ma in modo la standardizzazione dei processi può aiutare concretamente il tuo business?
Cos’è la standardizzazione dei processi
La standardizzazione dei processi è una tecnica che consiste nello stabilire un insieme di regole per disciplinare il modo in cui i dipendenti eseguono una sequenza di incarichi o un progetto. La standardizzazione può essere applicata a qualsiasi attività, processo o procedura aziendale, aiutando tutte le parti interessate a coordinarsi meglio.
Quali sono i vantaggi della standardizzazione dei processi?
Indipendentemente dal settore in cui opera la propria azienda, le procedure operative standard svolgono un ruolo fondamentale per il suo progresso. Nonostante ciò, molti manager esitano a investire nello sviluppo di tali procedure. Proviamo a comprendere insieme quali sono i principali vantaggi:
- quadro strategico migliorato. Un insieme ben pianificato e strutturato di standard e procedure può fornire all’organizzazione un quadro migliore per le proprie strategie, migliorando gli aspetti interni ed esterni del lavoro. Può inoltre promuovere un cambiamento positivo e l’entusiasmo dei dipendenti in tutta l’organizzazione, grazie alla maggiore prevedibilità di quel che accadrà;
- coerenza. Non è certo un segreto che i miglioramenti costanti siano la chiave per far funzionare la propria azienda. Un insieme dettagliato di standard aiuta l’organizzazione a fornire risultati coerenti, riducendo gli errori sistemici e casuali. Senza un piano, invece, i dipendenti avranno più spazio per commettere errori e tralasciare passaggi cruciali, impattando negativamente sui risultati complessivi;
- sicurezza. Dedicare tempo e sforzi alla standardizzazione dei processi aiuta a riconoscere le lacune nei modelli operativi esistenti e a ridurre i rischi di incidenti e di danni alle proprietà aziendali;
- gestione e formazione dei dipendenti. Un insieme di procedure standard può essere utile anche nei processi di assunzione e di valutazione delle prestazioni dei dipendenti, perché tutte le risorse umane potranno conoscere con esattezza il proprio ruolo in base ai criteri stabiliti e, di conseguenza, migliorare il proprio lavoro in base ai requisiti richiesti.
Come implementare la standardizzazione dei processi nella tua azienda
Per quanto possa apparire un controsenso… non esiste uno standard per standardizzare i processi in azienda, considerato che sono numerosi i fattori da considerare e che ciascuno di essi non potrà che essere declinato in modo diverso all’interno dell’organizzazione.
Un percorso ideale potrebbe però essere rappresentato da:
- sviluppo del piano di standardizzazione, che includa gli standard che si desidera implementare e il processo per implementarli. È bene coinvolgere tutte le parti interessate per assumere le informazioni più utili e verificarne la sostenibilità;
- formazione della forza lavoro: una volta definiti gli standard è bene che la forza lavoro sia in grado di adeguarsi agli stessi. Se dovessero esservi dei gap di competenze, è questo il momento giusto per intervenire;
- implementazione del controllo di qualità e del monitoraggio: si giunge infine all’implementazione di misure di controllo di qualità, con cui è possibile identificare e correggere gli errori prima che diventino problemi troppo seri, e al monitoraggio delle prestazioni mediante raccolta e analisi dei dati.
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