Ebbene, la verità è che molte persone – compresi tantissimi titolari d’azienda – ritengono che i report aziendali siano una perdita di tempo all’interno del controllo di gestione. In realtà, se fatto correttamente, il reporting è esattamente il contrario: un grande vantaggio per l’organizzazione.
Perché fare un report aziendale
Cominciamo dalle basi. Lo scopo di un report aziendale è quello di fornire a tutti gli stakeholder un’analisi di ciò che accade all’interno dell’azienda, soffermandosi ad esempio su quanto denaro viene guadagnato e speso, quali sono i reparti più produttivi e altro ancora.
In tal senso, i report aziendali sono strumenti a più livelli: i dipendenti capiranno meglio cosa devono fare in modo diverso e cosa invece funziona bene, gli azionisti e altre terze parti interessate potranno usarlo come elemento per ottenere una maggiore o minore fiducia, le pubbliche relazioni e l’immagine generale dell’azienda potrebbero esserne immediatamente avvantaggiate.
Quali sono le componenti di un report aziendale
Naturalmente, affinché il report aziendale si trasformi in un punto vincente per il proprio business, è necessario che chi lo redige si soffermi con attenzione su alcuni elementi chiave. Scopriamoli insieme.
I driver
I driver del report aziendale sono le misure che lo compongono e lo guidano. Ad esempio, se il report aziendale si concentra sul modo con cui è stato generato un profitto nell’organizzazione, ed è dunque l’utile la misura da riportare, allora saranno i ricavi e il costo del venduto – ad esempio – ad essere considerabili come fattori che possono essere chiamati in causa nella lettura del documento.
I grafici
I grafici che generalmente accompagnano il report aziendale devono essere di facile comprensione. Se da una lettura di pochi secondi non si riesce a capire immediatamente – ad esempio – se si è sulla buona o sulla cattiva strada per raggiungere gli obiettivi trimestrali, allora il grafico dovrebbe essere rielaborato.
Ricordo che i grafici più efficaci tendono a essere grafici a linee, con una linea per le metriche attuali e un’altra per l’obiettivo finale. I grafici a linee sono facili da capire e le informazioni possono essere elaborate in pochi secondi.
I destinatari
Un altro elemento fondamentale del report aziendale è il destinatario. Il report deve infatti essere rivolto a uno specifico target, che sia in grado di interpretare subito correttamente gli aspetti essenziali del documento.
Cosa succede dopo il report aziendale
Uno dei motivi più comuni per cui le aziende non riescono ad ottenere successo dalla pubblicazione del report aziendale è che dopo la sua lettura… non succede nulla, ovvero non vengono create e intraprese azioni per apportare correzioni su ciò che non funziona. E anche se a volte le misure vengono progettate e messe in atto, le azioni potrebbero non essere allineate con il report stesso.
Per evitare che il report aziendale sia un mero esercizio di stile, è innanzitutto bene rivedere le previsioni dei report precedenti e confrontarle con il risultato ottenuto nel report corrente, ricollegando le valutazioni del report successivo con quelle del report precedente.
È inoltre importante soffermarsi sulla frequenza di revisione dei report è importante: la frequenza dei report deve infatti essere determinata dalla loro importanza. Un report troppo frequente all’interno di un periodo può banalizzare le informazioni e ridurne il valore per tutti. Se però il report serve a misurare un numero critico per il destino dell’organizzazione, ha senso che venga riportato giornalmente o settimanalmente. Un periodo più lungo è accettabile se si riportano informazioni meno necessarie.
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Esempi di report aziendale
Come abbiamo visto nelle scorse righe, il report aziendale costituisce uno strumento fondamentale nella comunicazione aziendale, fungendo da ponte tra i vari livelli organizzativi e gli stakeholder esterni. Un documento formale che trasforma dati grezzi in informazioni strategiche, supportando il processo decisionale e la trasparenza aziendale.
Ma quali sono i principali esempi di report aziendale? Proviamo a illustrarne alcuni.
Report Vendite Trimestrale
Un report vendite trimestrale analizza l’andamento commerciale dell’azienda condividendo l’analisi delle performance per area geografica, linea di prodotto e canale di vendita. Presenta i trend di crescita, confrontandoli con periodi precedenti e obiettivi strategici.
Particolare attenzione viene di norma dedicata ai KPI commerciali come il tasso di conversione, il valore medio degli ordini e la penetrazione di mercato. Il documento si conclude con previsioni basate sui trend identificati e suggerimenti per ottimizzare le strategie di vendita.
Report Finanziario
Il report finanziario fornisce una panoramica completa dello stato economico-finanziario aziendale. Si articola in diverse sezioni che analizzano risultati economici, stato patrimoniale, flussi di cassa, investimenti realizzati e pianificati.
Tra gli altri spunti di condivisione, c’è anche l’analisi degli indicatori di redditività, efficienza e solidità finanziaria. Particolare rilevanza viene data al confronto con gli anni precedenti e all’analisi degli scostamenti rispetto al budget. Il documento evidenzia anche i principali rischi finanziari e le strategie di mitigazione adottate.
Report Risorse Umane
Il report risorse umane si concentra sulle dinamiche del capitale umano aziendale. Analizza la composizione dell’organico, i trend di crescita, le politiche retributive e i programmi di sviluppo professionale. Esamina indicatori critici come il tasso di turnover, l’efficacia dei programmi formativi e il livello di engagement dei dipendenti. Include anche analisi sulla diversity, il welfare aziendale e la valutazione delle performance. Specifica attenzione viene dedicata alle iniziative di talent acquisition e retention.
Report Progetto
Il report di progetto monitora sistematicamente l’avanzamento delle iniziative strategiche aziendali. Tra gli altri dettagli, include l’analisi di tempistiche, risorse impiegate e risultati raggiunti rispetto agli obiettivi prefissati. Evidenzia eventuali criticità emerse, descrivendo le azioni correttive implementate o pianificate.
Enfasi viene di solito posta sulla gestione dei rischi, sulla qualità delle deliverable e sull’impatto del progetto sugli obiettivi aziendali.
Report Customer Service
Il report customer service approfondisce la qualità dell’assistenza fornita e il livello di soddisfazione della clientela. Analizza metriche fondamentali come i volumi di richieste gestite, i tempi di risposta e il tasso di risoluzione.
Include l’analisi dei feedback ricevuti, le principali problematiche riscontrate e le azioni intraprese per migliorare il servizio. Frequenti focus sono rivolti ai trend di customer satisfaction e alla qualità percepita del supporto.
