Il lavoro ibrido è divenuto realtà diffusa in quasi tutte le aziende. Un approccio che, se ben orchestrato, può produrre importanti valori aggiunti alla propria produttività. Tuttavia, se mal organizzato e fruito, può tramutarsi in un disastro.
Prova, ad esempio, a pensare a quello che è accaduto o avrebbe potuto accadere nel corso dell’ultima riunione con il tuo team. Magari metà del gruppo si è collegata quando la riunione era già iniziata, per dimenticanze o problemi di rete. Oppure, la discussione viene ripetutamente interrotta da rumori di fondo, microfoni lasciati accesi, interruzioni tecniche.
I guai potenziali non sono però solamente tecnologici. Uno studio della Harvard Business Review ha ad esempio rilevato come molti di coloro che lavorano almeno in parte da remoto si sentono più esclusi dagli affari sul posto di lavoro rispetto alle loro controparti in ufficio. A dimostrazione di quanto non si voglia abbandonare del tutto l’ufficio, nel suo Global Workforce Hopes and Fears Survey 2022, PwC ha affermato che il 62% degli intervistati preferisce un mix di lavoro di persona e a distanza e il 63% ha affermato di aspettarsi che la propria azienda offra questo tipo di approccio nei prossimi 12 mesi.
Per superare questi problemi e creare una cultura coesa in cui i dipendenti possano partecipare in modo significativo indipendentemente dal fatto che si trovino a casa o in ufficio, non basta stabilire nuove politiche. È invece necessario che i manager adottino delle misure specifiche per creare un ambiente connesso, inclusivo e produttivo.
La cultura dell’organizzazione e il lavoro ibrido
La prima cosa che il manager dovrebbe fare per rendere il lavoro ibrido un successo ed evitare che possa danneggiare il futuro dell’azienda è comprendere l’attuale cultura dell’organizzazione, ovvero i modelli di comportamento che si autoalimentano e che determinano il modo in cui le cose vengono fatte.
Dato l’enorme cambiamento nei modi di lavorare dall’avvento della pandemia da Covid-19, è fondamentale valutare la propria impronta culturale, ovvero i punti di forza della cultura di un’organizzazione, insieme alle sfide che presentano, al fine di misurare la percezione dei dipendenti e vedere cosa potrebbe essere cambiato.
Successivamente, è necessario chiarire quali sono i comportamenti critici che si desidera vedere più frequentemente per migliorare le prestazioni. Per rafforzare la cultura è necessario tradurre i cambiamenti proposti a livello di comportamenti quotidiani dei singoli dipendenti.
È poi importante che i leader modellino i comportamenti target in modo visibile. Per esempio, se un leader desidera supportare i membri di un team remoto a sentirsi più inclusi, può domandare deliberatamente il contributo di queste persone durante ogni riunione a distanza.
Creare il giusto ambiente fisico
La configurazione dell’ufficio è un’altra considerazione fondamentale nel momento in cui si vuole ottenere il massimo dal lavoro ibrido: i manager devono esaminare attentamente l’ambiente attuale e valutare l’efficacia con cui supporta i diversi tipi di lavoro.
Molti aspetti della progettazione di un ufficio si basano d’altronde su convenzioni, piuttosto che su riflessioni mirate. Per esempio, un’analisi ha rilevato che i termostati degli uffici sono stati tipicamente calibrati per il comfort di uomini di 40 anni di età e di peso pari a circa 70 kg, divenendo più freddi di quanto sia confortevole per la maggior parte delle donne.
In generale, quasi tutte le caratteristiche fisiche dell’ufficio possono essere rese più favorevoli al lavoro ibrido. Tecnologie come la lavagna online per le riunioni, le telecamere intelligenti che si orientano automaticamente verso le persone mentre parlano e i receptionist virtuali aiutano a colmare il divario tra la forza lavoro virtuale e quella in ufficio. Anche dopo aver investito in tecnologia, le aziende devono valutarla per verificare se supporta i nuovi comportamenti, e probabilmente dovranno adattarla nel tempo.
Fornire il giusto supporto
Infine, i leader devono preparare i dipendenti al successo mediante meccanismi di supporto che possono essere molto diversi tra loro, ma sempre orientati alla formazione, all’assistenza e alla condivisione di competenze.
Per garantire che questi meccanismi di supporto siano effettivamente utili, è poi fondamentale che le aziende identifichino correttamente le metriche chiave come la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, e investano in sistemi per valutare questi dati nel tempo.
