Il business continuity plan per le aziende, o piano di continuità operativa, è uno strumento molto utile per tutti i manager che desiderano disporre di una strategia efficace che possa permettere all’organizzazione di affrontare ogni scenario (anche i più ostici!).
Attraverso la corretta strutturazione del business continuity plan è infatti possibile formalizzare piani sui processi aziendali e sulle procedure che possono guidare l’impresa nelle attività caratteristiche e nelle funzionalità più comuni.
In altri termini, mediante il business continuity plan sarà possibile comprendere come intervenire sulle risorse e sulle mansioni aziendali che per funzionare richiedono un adeguato livello di continuità operativa.
A cosa serve il business continuity plan
Introdotto quanto sopra, rileviamo come il business continuity plan sia uno strumento importantissimo per la gestione della continuità operativa, utilizzabile in qualsiasi tipo di organizzazione al fine di rafforzare la capacità dell’azienda di adattarsi agli scenari in continuo mutamento e cavalcare positivamente i cambiamenti che inevitabilmente dovrà affrontare, senza rimanere in balia di crisi aziendale e processi di risanamento privi di opportuna consapevolezza.
Tra le principali utilità del business continuity plan rileviamo infatti come a livello strategico consente di gestire gli eventi critici che possono risultare una minaccia per le imprese, e che a livello tattico consenta di coordinare le attività funzionali per assicurare la continuità operativa dei processi aziendali.
In questo senso, il business continuity plan è uno degli strumenti più importanti di cui può disporre il manager per orientare correttamente l’operato dell’organizzazione.
Business continuity plan. Esempio per la tua azienda
Come ogni strumento aziendale, anche il piano di continuità aziendale non potrà che essere declinato e personalizzato a seconda di quelle che sono le caratteristiche della tua azienda e gli obiettivi che intendi raggiungere.
Tuttavia, di seguito abbiamo cercato di riassumere un piano di continuità aziendale che possa soddisfare la generalità delle esigenze organizzative. Proviamo a condividere insieme come è strutturato.
Policy
Il primo passo del piano è generalmente rappresentato dalla definizione della policy, ovvero la condivisione della politica aziendale in materia di business continuity. La policy dovrà essere adeguatamente illustrata a tutti coloro che operano nell’organizzazione, rendendoli consapevoli di come verrà gestito il programma.
Integrazione
Una volta che la policy è stata definita e condivisa tra i tutti i partecipanti dell’organizzazione si dovrà implementare la sua integrazione con le attività svolte quotidianamente. In questo modo il piano potrà essere sinergico a quanto già in atto nell’azienda, evitando che il programma di continuità aziendale possa essere poco utile alle finalità preposte.
Analisi
A questo punto lo step successivo è di norma rappresentato dall’individuazione e dall’analisi delle principali minacce che potrebbero ostacolare la propria azienda, al fine di mappare ogni pregiudizio che l’impresa potrebbe dover affrontare nella strada di sviluppo.
Strategie
La quarta fase del nostro esempio di business continuity plan prevede la progettazione delle strategie che consentono all’impresa di raggiungere i suoi obiettivi di continuità operativa.
Implementazione
Il quinto step prevede la corretta implementazione della strategia sopra definita l’attivazione concreta del piano di continuità aziendale.
Verifica
Si giunge infine all’ultimo passaggio, quella della convalida. In questa delicata parte si possono svolgere i test e le attività di verifica e di valutazione delle performance, al fine di comprendere se il piano possa permettere o meno di raggiungere i risultati attesi.
Naturalmente, in ogni momento c’è sempre la possibilità di intervenire per correggere eventuali errori o difformità rispetto ai piani preventivati. Il business continuity plan deve di fatti essere coerentemente aggiornato e rivisto per adattarlo all’evoluzione delle attività societarie: contattami a questi recapiti per saperne di più e avere l’opportunità di presentarmi la tua organizzazione e gli obiettivi che vuoi porti!
Che cos’è un Business Continuity Plan (BCP) e perché è importante?
Un Business Continuity Plan è un documento strategico che delinea come un’organizzazione continuerà a operare durante e dopo un’interruzione imprevista delle attività. Al suo interno sono indicate procedure dettagliate per mantenere o ripristinare rapidamente le funzioni critiche dell’azienda in caso di emergenze come disastri naturali, cyberattacchi, pandemie o guasti delle infrastrutture.
Una sua corretta formulazione può dunque minimizzare le perdite finanziarie, proteggere la reputazione aziendale e garantire la continuità del servizio ai clienti. Un BCP efficace non solo aiuta l’organizzazione a sopravvivere a eventi critici, ma può anche fornire un vantaggio competitivo dimostrando affidabilità e resilienza agli stakeholder.
Quali sono gli elementi essenziali che deve contenere un BCP?
Un Business Continuity Plan completo deve includere diversi elementi chiave come una valutazione dettagliata dei rischi e un’analisi dell’impatto sul business (BIA) che identifichi processi e risorse critiche. Deve contenere una chiara catena di comando e responsabilità, con ruoli e contatti di emergenza ben definiti.
È fondamentale includere procedure step-by-step per il ripristino delle operazioni critiche, tempistiche target per il recupero (RTO – Recovery Time Objective) e punti di ripristino dei dati (RPO – Recovery Point Objective). Il piano deve anche specificare le location alternative per le operazioni, le procedure di backup dei dati e i protocolli di comunicazione con dipendenti, clienti e fornitori.
Con quale frequenza dovrebbe essere aggiornato e testato un BCP?
Un Business Continuity Plan dovrebbe essere rivisto e aggiornato almeno annualmente, ma idealmente ogni sei mesi, per riflettere i cambiamenti nell’organizzazione, nella tecnologia e nell’ambiente operativo.
I test dovrebbero essere condotti regolarmente attraverso diverse modalità: esercitazioni teoriche (tabletop exercises), test parziali di componenti specifiche e simulazioni complete di scenari di emergenza. Ogni test deve essere documentato e le lezioni apprese devono essere incorporate nel piano.
È particolarmente importante aggiornare il BCP dopo significativi cambiamenti organizzativi, come fusioni, acquisizioni, introduzione di nuove tecnologie o modifiche sostanziali nei processi operativi.
Come si può garantire che tutti i dipendenti siano preparati ad attuare il BCP in caso di necessità?
La preparazione dei dipendenti richiede un approccio multifaceted che combini formazione regolare, comunicazione efficace e coinvolgimento attivo. È essenziale organizzare sessioni di training periodiche che coprano le procedure del BCP, i ruoli individuali e le responsabilità durante un’emergenza.
La formazione dovrebbe includere sia elementi teorici che pratici, con simulazioni realistiche di scenari di crisi. È importante creare una cultura della preparazione attraverso newsletter periodiche, poster informativi e guide di riferimento rapido.
Inoltre, il feedback dei dipendenti dovrebbe essere attivamente sollecitato e incorporato nel piano, poiché spesso sono loro a individuare potenziali vulnerabilità o aree di miglioramento.
Quali sono i costi tipici associati all’implementazione di un BCP e come si può giustificare l’investimento?
I costi di un BCP variano significativamente in base alle dimensioni dell’organizzazione e alla complessità delle operazioni. Le principali voci di spesa includono consulenza per lo sviluppo del piano, infrastrutture di backup (hardware, software, siti alternativi), formazione del personale e costi di test periodici.
Tuttavia, questi investimenti possono essere giustificati confrontandoli con i potenziali costi di un’interruzione non gestita del business, che possono includere perdite dirette di ricavi, danni reputazionali, penali contrattuali e perdita di clienti. Inoltre, molte compagnie assicurative offrono premi ridotti alle organizzazioni con BCP robusti, e alcuni clienti o regolatori potrebbero richiederlo come prerequisito per fare business.

Confrontati con un esperto di strategia aziendale. Già dai primi contatti avrai la possibilità di sottoporre i tuoi dubbi strategici. Dalle risposte che riceverai potrai valutare la qualità della consulenza, prima di iniziare qualsiasi tipo di collaborazione