La matrice di Eisenhower è una tecnica gestionale del tempo che permette agli imprenditori e ai loro collaboratori di poter dare le giuste priorità sulla base dell’importanza e dell’urgenza delle attività da realizzare.
In questa breve guida vedremo insieme come sfruttare al meglio questo semplice strumento di time management e come poterlo implementare con facilità all’interno della tua organizzazione.
Come è fatta la matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è composta da quattro quadranti e si basa su due distinte tipologie di attività, quelle urgenti e quelle importanti.
Ogni quadrante rappresenterà pertanto una combinazione di questi due criteri di valutazione. Potrai dunque trovarti a:
- attività urgenti ma non importanti,
- attività importanti ma non urgenti,
- attività urgenti e importanti,
- attività non importanti e non urgenti.
Come costruire la matrice di Eisenhower
Ora che hai compreso quali siano le nature dei quattro riquadri della matrice, possiamo cercare di capire in che modo costruirla in tre semplici passaggi:
- Identifica e analizza le attività da svolgere. Elenca le attività che devi completare in un dato periodo di tempo. La scadenza (settimana, mese, trimestre) dipende naturalmente dalle caratteristiche dei tuoi incarichi;
- Valuta l’importanza e l’urgenza di ogni attività. Per ogni attività elencata nel punto precedente, attribuisci dei termini di urgenza e di importanza. In genere, le attività importanti sono quelle che possono avere un impatto significativo sul successo a lungo termine, mentre quelle urgenti sono quelle che devono essere necessariamente completate entro una scadenza ravvicinata;
- Classifica le attività nei riquadri. A margine delle attività di cui sopra, potrai collocare ciascuna attività all’interno di uno dei quattro quadranti in cui è suddivisa la matrice di Eisenhower.
Come gestire le attività nei quattro quadranti
Ora che hai attribuito a ciascun quadrante le rispettive attività, non ti rimane che gestirle. Ecco come:
- attività urgenti e importanti. Sono le attività a cui dare le priorità su tutte le altre, considerato che sono cruciali per il successo della tua iniziativa di impresa e devono essere realizzate il prima possibile;
- attività importanti e non urgenti. Si tratta di attività che, per quanto non debbano essere svolte subito, hanno comunque un impatto significativo sui tuoi obiettivi a medio termine. Come tali, devono essere pianificate e gestite per tempo, proprio per evitare che diventino urgenti;
- attività urgenti ma non importanti. Sono attività che richiedono un immediato intervento anche se non hanno un impatto significativo sul successo a lungo termine del tuo business. Possono pertanto essere delegate ad altri;
- attività non urgenti e non importanti. Si tratta di attività che possono essere cancellate o ridotte al minimo per liberare tempo per attività più importanti.
Quali sono i vantaggi dell’uso della matrice di Eisenhower
L’utilizzo consapevole della matrice di Eisenhower apporta numerosi benefici. Prima di tutto, ti permette di stabilire le priorità, facendoti concentrare sulle attività più importanti e gestendo il tempo nel modo migliore per evadere ogni urgenza. Ti permette anche di focalizzarti su obiettivi di lungo termine e su quelle attività propedeutiche per il successo.
Ancora, l’adozione della matrice ti permetterà di evitare la procrastinazione e lavorare in modo più efficiente, allontanando ad esempio il rischio di sovrapposizione di attività e operando in maniera più efficiente, e concentrandoti sulle attività importanti, gestendo quelle meno importanti con più criterio o coinvolgendo altri collaboratori.
Infine, dando a ogni attività il giusto tempo e le giuste energie, sarai in grado di assicurare un incremento della produttività.
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