Il modello organizzativo 231 (o, meglio, il modello organizzativo e di gestione ai sensi del d.lgs. 231/2001) è un insieme di protocolli che hanno come obiettivo quello di regolare e definire la struttura aziendale e la gestione dei processi sensibili.
Vediamo insieme quali sono le sue principali caratteristiche e a cosa serve.
Le funzioni del modello organizzativo 231
La funzione principale del modello organizzativo 231 è quella di prevenire la responsabilità amministrativa degli enti per i reati che sono commessi da amministratori, dirigenti e dipendenti, nell’interesse o a beneficio dell’azienda stessa.
In questi termini, il modello organizzativo 231 può costituire un ombrello protettivo per l’organizzazione, tutelandola dalle ripercussioni più serie.
Il modello organizzativo 231 è obbligatorio?
Anche se le sue utilità sono molto rilevanti, il modello organizzativo 231 non è obbligatorio per legge. Il fatto che non sia obbligatorio non sta certamente a significare che la sua adozione non sia comunque fortemente raccomandata, soprattutto se la tua è un’azienda di medie e grandi dimensioni, che potrebbe subire significative ripercussioni dai pregiudizi che sopra abbiamo brevemente accennato.
È altrettanto evidente che l’efficacia del modello organizzativo 231 dipenderà soprattutto dal modo con cui viene implementato, applicato, aggiornato, sulla base dei cambiamenti normativi e organizzativi.
Come preparare e implementare il modello organizzativo 231
La preparazione e l’implementazione del modello organizzativo 231 prevedono la successione di alcune fasi consequenziali che iniziano con l’analisi preliminare.
Colui che si occuperà del modello organizzativo 231 dovrà dunque occuparsi di valutare la struttura organizzativa esistente e procedere alla mappatura dettagliata di tutti i processi aziendali. Dovrà poi effettuare un’attività di risk assessment, andando a identificare le aree di rischio, e quindi analizzare quali sono i controlli attualmente esistenti all’interno dell’organizzazione.
Infine, dovrà individuare quali sono i gap esistenti tra l’attuale assetto di controllo e monitoraggio, e i requisiti previsti dal d.lgs. 231/2001.
Terminata la fase di analisi preliminare, si procederà con la progettazione del modello organizzativo:
- Definendo il codice etico, che include i principi etici fondamentali, le regole di comportamento, il sistema di attuazione e di controllo.
- Elaborando le procedure operative per la gestione delle risorse finanziarie, i processi decisionali, il sistema di deleghe e procure, la gestione della documentazione.
- Sviluppando il sistema sanzionatorio con definizione delle violazioni, graduazione delle sanzioni e procedure di applicazione.
Condotta anche questa seconda fase si potrà giungere alla terza, quella dell’implementazione.
Costituiscono momenti decisivi di questo step la costituzione dell’organismo di vigilanza e la formazione del personale, con interventi specifici per il management, e generale per tutti i dipendenti, a cui seguiranno sessioni di aggiornamento periodiche. Rappresentano attività da implementare in questa fase anche l’attivazione dei sistemi di controllo, con l’avvio di procedure, sistema di reporting e flussi informativi verso l’organismo di vigilanza.
Quarta e ultima fase del processo di implementazione del modello organizzativo 231 è costituito dalle necessarie verifiche periodiche sull’efficacia del modello, con aggiornamento in base a modifiche normative, cambiamenti organizzativi, feedback dello stesso organismo di vigilanza, risultati degli audit.
I vantaggi del modello organizzativo 231
Dalle scorse righe dovrebbe risultare piuttosto chiaro come l’adozione del Modello Organizzativo 231 offra alle aziende una serie di benefici significativi. Il primo e più immediato è la protezione dell’istituto dalla responsabilità amministrativa in caso di reati commessi da dipendenti o dirigenti, fungendo da efficace scudo legale
L’implementazione del modello conduce anche a un miglioramento tangibile dell’efficienza organizzativa, grazie all’ottimizzazione dei processi interni e alla maggiore trasparenza nelle procedure decisionali. Dal punto di vista reputazionale, l’adozione del modello organizzativo 231 può invece rafforzare l’immagine dell’azienda sul mercato, dimostrando un impegno concreto verso l’etica e la legalità, aspetto sempre più apprezzato da clienti, fornitori e partner commerciali.
Un ulteriore vantaggio si manifesta nei rapporti con gli istituti di credito e gli investitori, che tendono a vedere più favorevolmente le aziende dotate di questo strumento, considerandole più affidabili e meglio gestite.
La presenza di un sistema strutturato di controlli interni contribuisce inoltre a prevenire comportamenti illeciti, creando una cultura aziendale orientata alla compliance e alla responsabilità. Non va sottovalutato anche il beneficio in termini di competitività: molte gare d’appalto, specialmente nel settore pubblico, considerano l’adozione del Modello 231 come un requisito preferenziale o addirittura necessario. Infine, in caso di eventuale coinvolgimento dell’ente in procedimenti giudiziari, l’esistenza di un modello efficace può portare a una significativa riduzione delle sanzioni applicabili.
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